Come partire con un nuovo team?

Un nuovo Team viene formato o un Team esistente deve "ripartire". Cosa posso fare? Quali steps seguire?

"Da dove partire quando si inizia con un nuovo Team? Su cosa dobbiamo concentrarci?"
Tiziano Interlandi
Agile Coach

perche' farci questa domanda?

Sia che si tratti della formazione di un nuovo Team o del rilancio di uno già esistente abbiamo necessità di concentrarci su diversi aspetti, tutti indispensabili per la creazione di una squadra che eroga valore.

Sicuramente rilanciare un Team nasconde diverse sfide soprattutto dovute dal tempo passato. Se stiamo rilanciando un Team necessariamente vuol dire che qualcosa nel passato non ha funzionato, a volte legato alla configurazione o alla maturità del Team stesso, ma spesso dovuto al contesto dell’intera organizzazione.

Di seguito elencheremo una serie di passi ed il perché di ogni passo. 

I punti salienti

Dedicare il tempo che serve

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Conoscersi

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Costruiamo un Vision

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I nostri Stakeholders

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Come comunichiamo

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Training

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Ruoli

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Il contesto aziendale

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Kaizen

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Dedichiamo il tempo che serve

Far partire un nuovo Team richiede tempo e preparazione. Preferiamo giornate intere invece di ritagli di tempo. E’ necessaria la giusta focalizzazione e guidare il nascente Team verso un ragionamento con un filo logico complesso e lungo.

Cercate di ricavare uno o due giorni in una stanza comoda e con la giusta logistica a corredo (board, post-it e la possibilità di spostare sedie).

Avere il giusto luogo è il primo passo.

Ma chi partecipa?

Se siamo in presenza di uno Scrum Team ovviamente il Dev Team, lo Scrum Master ed il Product Owner. La domanda vera è: anche i Manager? In una organizzazione matura il Management aiuta la crescita dei Team e può essere un aiuto molto prezioso. Differenziamo però se si tratta di una organizzazione che ha ancora problemi in termini di Command & Control in cui il Management sta anch’esso facendo una transizione verso modelli più moderni. Il metro principale è: la presenza di un Manager può ridurre l’efficacia di giornate del genere? Se si meglio posticipare il loro ingresso cercando di arrivare al massimo risultato con il solo team,

Conoscersi

Che sia un nuovo Team o il rilancio di uno esistente è importante verificare quale sia la conoscenza reciproca delle persone presenti. Questo aspetto viene troppo spesso sottovalutato. Ad esempio chissà che hobby può avere Claudio, Mario è sposato? 

Scoprirete che anche in Team rodati spesso questi sono le informazioni che mancano, perdendo l’occasione di andare un “pelo” oltre il lavoro in se stesso.

E’ sufficiente fare un giro di tavolo e chiedere ad ognuno di presentarsi sia da un punto di vista professionale che da un punto di vista personale.

La nostra Vision

La Vision di un Team è la colonna vertebrale con la quale sosterremo le sfide future, ed è quindi importante formularla ed accudirla nel tempo. 

Come costruire una Vision?

Potremmo farla con i Post-It nella maniera classica: ognuno scrive uno o più punti nei quali viene scritto cosa si vorrebbe fosse il Team.

Noi vi proponiamo una maniera alternativa. Distribuite a tutti un foglio bianco ed una penna e chiedete di disegnare la loro idea di Team attuale. La stessa cosa potrebbe essere fatta con il Lego. Date 5 minuti. Disegnare è alla portata di tutti e non viene chiesto un dipinto del Caravaggio, ma semplicemente liberare la creatività rimuovendo la nostra parte razionale. Una volta scaduto il tempo fate il solito giro di tavolo. Il facilitatore annota su post-it i punti salienti della visione dell’attuale. 

Ora chiedete di fare la stessa cosa ma pensando al Team To-Be. Vi chiederete: ma un team che si sta formando ? Immaginate un gruppo di colleghi che d’improvviso si ritrovano parte di un gruppo di lavoro. Pensate non venga fuori nulla? Magari qualcuno disegna un mostro – una sorta di accrocchio senza personalità. Quello che il facilitatore segnerà è “Il Team è un accrocchio!”. Una volta ultimato il giro di tavolo il facilitatore riassumerà quanto emerso.

Sconsigliamo la stesura dei cosiddetti Working Agreements, preferiamo pensare che debba vincere la relazione umana invece della formalizzazione.

A conclusione chiediamo di dare un nome al Team, è un elemento aggregante e che crea forte identificazione.

I nostri Stakeholders

Siamo sicuri di conoscere i nostri Stakeholders? Ma soprattutto chi sono? 

Con questo semplice esercizio visualizziamo il contesto che ci circonda, il processo di Demand e come siamo visti al di fuori delle “nostre stanze”.

Come fare? Chiediamo a tutti di scrivere su post-it i nomi degli Stakeholder che gli vengono in mente, rispondendo però alle seguenti domande:

chi sono?

cosa pensiamo di loro?

cosa pensano di noi?

la loro influenza all’interno dell’azienda?

il loro interesse nelle attività che facciamo?

Quello che stiamo costruendo è la Stakeholder Map, uno strumento molto potente. 

Una volta disegnato questo ecosistema è necessario dettagliare il tipo di relazione che ci lega a loro. Perchè ci contattano o li contattiamo? 

Come comunichiamo?

Possiamo dire che il modo in cui decidiamo di comunicare sia efficace ed efficiente?

Creiamo su un foglio quettro quadranti: telefono, mail, chat, voce. Inseriamo all’interno di questi quadranti gli Stakeholders identificati nello step precedente. Una volta inseriti capiremo il livello di formalità tra noi e “loro”. 

Ora facciamo la stessa cosa con i membri del team: il team all’interno comunica efficacemente?

 

Formazione

Il Team necessità di formazione su metodologie? E’ necessario capire questo aspetto immediatamente in modo da poter indirizzare correttamente una giusta formazione.

Qualora solo alcuni elementi del team necessitassero di formazione, lo Scrum Master o il Coach possono farla direttamente.

Ruoli

Quali ruoli avranno le persone presenti?

E’ il momento di identificarli. Chi sarà Coach? chi PO? chi Dev? chi è Manager? 

Qui avremo due casi:

Esistono già o semplicemente sono stati precedentemente decisi, oppure mancano. In questo caso dovranno emergere dal team con una serie di sprint “prova”. Al termine di questi sprint di prova sarà il team stesso a decidere come suddividersi.

 

Ruoli

Quali ruoli avranno le persone presenti?

E’ il momento di identificarli. Chi sarà Coach? chi PO? chi Dev? chi è Manager? 

Qui avremo due casi:

Esistono già o semplicemente sono stati precedentemente decisi, oppure mancano. In questo caso dovranno emergere dal team con una serie di sprint “prova”. Al termine di questi sprint di prova sarà il team stesso a decidere come suddividersi.

 

Il Contesto Aziendale

Come ci collochiamo all’interno della nostra organizzazione ? Vengono utilizzati Framework di Scaling? Se si dove siamo noi? 

In questa fase è anche importante identificare i processi di Demand in maniera più allargata. 

Il nostro team è realmente cross funzionale o le nostre attività si incastrano in altri backlog?

Disegnate tutti i flussi e segnate tutto ciò che può emergere. 

Kaizen

Durante tutti i punti precedenti sono stati raccolti